Swyddog Busnes

Disgrifiad o'r Cwmni

Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Caffael, Monitro, coladu data, gwerthuso gwybodaeth a chyliid y holl rhaglenni yn yr Uned Blynyddoedd Cynnar.
•Creu a chynnal cronfeydd data a thaenlenni er dibenion monitro
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Gliniadur
Prif ddyletswyddau
•Cefnogi datblygiadau systemau data a monitro yr Uned. Sicrhau dealltwriaeth dda o’r systemau gan fod yn barod i ddarparu cefnogaeth a hyfforddiant i eraill.
•Cefnogi cydlyniad systemau o ran y cynllun Rheoli Ansawdd o fewn yr Uned a darparu adroddiadau ar berfformiad fel yr angen.
•Sicrhau dealltwriaeth a chywirdeb data ar Dash fwrdd Data yr Uned – Power BI.
•Cefnogi datblygiad a chynhyrchiad Cytundebau Lefel Gwasanaeth gyda sefydliadau partner gan gydlynu trefniadau monitro a gwerthuso, cofnodion cynnal a chadw, cydymffurfiaeth â pholisïau a gweithdrefnau allweddol a darparu data ystadegol a deilliannau.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog i sicrhau fod cofrestr grantiau refeniw a chyfalaf yr Uned yn gyfredol a bod gweithrediadau yn cael ei gwireddu o fewn y terfynnau amser. Dilyn cyfarwyddiadau yr Uwch Swyddog er mwyn cydweithio gyda swyddogion Caffael y Cyngor i weithredu y drefn gomisiynu a chontractio o fewn yr Uned.
•Dilyn rhaglen waith monitro a chyllid yr Uned a sicrhau fod adroddiadau monitro a gyflwynir yn gywir a chyson.
•Cynorthwyo darparwyr gwasanaeth i fodloni eu gofynion monitro, asesu a chofnodi a darparu hyfforddiant ar bethau o’r fath pan fo’r angen.
•Cynnal ymweliadau monitro blynyddol neu dymhorol, gyda darparwyr i asesu cydymffurfiad i delerau’r contractau.
•Gweithio ochr yn ochr gyda swyddogion yr Uned i ddrafftio adroddiadau perfformiad a chyllidol i’r Uned.
•Cyfrannu at unrhyw werthusiad Cenedlaethol o wasanaethau Grant Plant a Chymunedau a grantiau eraill a sicrhau cysondeb a chydlyniad â Mesurau Perfformiad lleol ar gyfer yr holl brosiectau’r grant.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Busnes gyda systemau cyllidol yr Uned Blynyddoedd Cynnar gan gefnogi gyda drafftio cynlluniau ariannol ac adroddiadau monitro.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Busnes i fonitro ac ail broffilio’r gyllideb yn rheolaidd.
•Cefnogi‘r gwaith o gyflwyno hawliadau cyllidol ac adroddiadau perfformiad i amserlen Llywodraeth Cymru. Dilyn cyfarwyddiadau’r Uwch Swyddog pan fod angen trafod a chyfarfod gydag Uwch gyfrifydd o’r uned Gyllid cyn cyflwyno'r hawliadau yn ôl yr angen.
•Monitro, gwirio a phrosesu taliadau yr Uned, fel yr ymyraethau gofal plant ychwanegol, taliadau gofal plant y feithrinfa gan adrodd yn ôl yr angen.
•Cydweithio gyda‘r tîm gweinyddol i gysoni cyfrifon i gydfynd gyda archebion yr Uned.
•Cynnal cronfa ddata Blynyddoedd Cynnar a sicrhau bod gwybodaeth gywir ar gael yn ôl yr angen gan Swyddogion a Llywodraeth Cymru er mwyn cefnogi amodau’r grant a’r gofynion archwilio. Gweithio’n agos gyda swyddogion TG mewnol i gynnal, datblygu ac addasu’r system fel bo’r angen.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog i gynnal cydweithrediad clos gyda Gweinyddwyr a rheolwyr Iechyd Dechrau’n Deg a Teuluoedd yn Gyntaf, yn enwedig o ran trosglwyddo data o Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a lleoliadau gofal plant.
•Cefnogi datblygiadau systemau data a monitro yr Uned. Sicrhau dealltwriaeth dda o’r systemau gan fod yn barod i ddarparu cefnogaeth a hyfforddiant i eraill.
•Cefnogi cydlyniad systemau o ran y cynllun Rheoli Ansawdd o fewn yr Uned a darparu adroddiadau ar berfformiad fel yr angen.
•Sicrhau dealltwriaeth a chywirdeb data ar Dash fwrdd Data yr Uned – Power BI.
•Cefnogi datblygiad a chynhyrchiad Cytundebau Lefel Gwasanaeth gyda sefydliadau partner gan gydlynu trefniadau monitro a gwerthuso, cofnodion cynnal a chadw, cydymffurfiaeth â pholisïau a gweithdrefnau allweddol a darparu data ystadegol a deilliannau.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog i sicrhau fod cofrestr grantiau refeniw a chyfalaf yr Uned yn gyfredol a bod gweithrediadau yn cael ei gwireddu o fewn y terfynnau amser. Dilyn cyfarwyddiadau yr Uwch Swyddog er mwyn cydweithio gyda swyddogion Caffael y Cyngor i weithredu y drefn gomisiynu a chontractio o fewn yr Uned.
•Dilyn rhaglen waith monitro a chyllid yr Uned a sicrhau fod adroddiadau monitro a gyflwynir yn gywir a chyson.
•Cynorthwyo darparwyr gwasanaeth i fodloni eu gofynion monitro, asesu a chofnodi a darparu hyfforddiant ar bethau o’r fath pan fo’r angen.
•Cynnal ymweliadau monitro blynyddol neu dymhorol, gyda darparwyr i asesu cydymffurfiad i delerau’r contractau.
•Gweithio ochr yn ochr gyda swyddogion yr Uned i ddrafftio adroddiadau perfformiad a chyllidol i’r Uned.
•Cyfrannu at unrhyw werthusiad Cenedlaethol o wasanaethau Grant Plant a Chymunedau a grantiau eraill a sicrhau cysondeb a chydlyniad â Mesurau Perfformiad lleol ar gyfer yr holl brosiectau’r grant.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Busnes gyda systemau cyllidol yr Uned Blynyddoedd Cynnar gan gefnogi gyda drafftio cynlluniau ariannol ac adroddiadau monitro.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Busnes i fonitro ac ail broffilio’r gyllideb yn rheolaidd.
•Cefnogi‘r gwaith o gyflwyno hawliadau cyllidol ac adroddiadau perfformiad i amserlen Llywodraeth Cymru. Dilyn cyfarwyddiadau’r Uwch Swyddog pan fod angen trafod a chyfarfod gydag Uwch gyfrifydd o’r uned Gyllid cyn cyflwyno'r hawliadau yn ôl yr angen.
•Monitro, gwirio a phrosesu taliadau yr Uned, fel yr ymyraethau gofal plant ychwanegol, taliadau gofal plant y feithrinfa gan adrodd yn ôl yr angen.
•Cydweithio gyda‘r tîm gweinyddol i gysoni cyfrifon i gydfynd gyda archebion yr Uned.
•Cynnal cronfa ddata Blynyddoedd Cynnar a sicrhau bod gwybodaeth gywir ar gael yn ôl yr angen gan Swyddogion a Llywodraeth Cymru er mwyn cefnogi amodau’r grant a’r gofynion archwilio. Gweithio’n agos gyda swyddogion TG mewnol i gynnal, datblygu ac addasu’r system fel bo’r angen.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog i gynnal cydweithrediad clos gyda Gweinyddwyr a rheolwyr Iechyd Dechrau’n Deg a Teuluoedd yn Gyntaf, yn enwedig o ran trosglwyddo data o Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a lleoliadau gofal plant.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Busnes i sicrhau cywirdeb anghenion data sy’n ymwneud ag asesiadau plant a ffurflenni cofrestru Grant Plant a Chymunedau drwy fonitro ansawdd y data a chynhyrchu adroddiadau fel bo’r angen.
•Cefnogi’r tim gweinyddol gyda ceisiadau gofal plant cymhleth a thrafod hefo’r Arweinydd Tim
•Cynnal ymchwil, fel bo’r angen, i’r dulliau mwyaf addas o gyflwyno’r rhaglen Grant Plant a Chymunedau a grantiau eraill i’r gynulleidfa darged.
•Darparu hyfforddiant ar y systemau data ar gyfer swyddogion yr Uned.
•Bod yn gyswllt i‘r Llywodraeth o ran y prosiectau rhannu data fel SAIL a gweithredu unrhyw ofynion yn unol a thelerau’r grantiau.
•Hyfforddi a mentora ein darparwyr allanol o ran unrhyw ofynion newydd i gasglu a chyflwyno data.
•Dilyn cyfarwyddiadau’r Uwch Swyddog ar gyfer dirprwyo tasgau o waith i swyddogion eraill yn ôl yr angen.
•Darparu adroddiadau perfformiad a chyllidol i Fwrdd Rheoli Dechrau’n Deg a’r Adran Plant a Chefnogi Teulu ar y cynnydd a wnaed wrth weithredu gwasanaethau penodol a darparu data yn erbyn y Deilliannau Dechrau’n Deg a Blynyddoedd Cynnar cyffredinol.
•Cynorthwyo’r Uwch Swyddog i sicrhau bod plant a theuluoedd yn rhan o gynllunio a chyflwyniad Grant Plant a Chymunedau gan ddadansoddi holiaduron ac adborth i fwydo i adroddiadau monitro.
•Cadw cyfrinachedd a hyrwyddo ymarfer gwrthwahaniaethol ac ymddwyn mewn modd priodol tuag at gydweithwyr a defnyddwyr gwasanaeth bob amser, o ran yr holl waith a wneir â gwybodaeth adrannol
•Mynychu grwpiau tasg Gogledd Cymru a Chymru Gyfan fel bo’n briodol a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Uned am gyfarwyddebau a Chanllawiau diwygiedig Llywodraeth Cymru.
•Cynorthwyo i ddatblygu gweithdrefnau (WASPI) fydd yn sefydlu mecanweithiau cyfnewid data parhaus rhwng yr holl fudd-ddeiliaid sy’n ymwneud â’r Blynyddoedd Cynnar.
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
•Cyflogaeth: Oriau Gwaith: 37 awr yr wythnos. Yn achlysurol bydd angen gweithio oriau anghymdeithasol.