Cynorthwyydd Gwybodaeth Cwsmeriaid

Disgrifiad o'r Cwmni

Dyddiad Cau: 12/11/2026

Mae Conwy wedi ymrwymo i ddiogelu. Caiff cymwysterau a geirdaon eu gwirio.

Sgiliau Iaith Gymraeg: mae’r gallu i gyfathrebu yn Gymraeg yn hanfodol ar gyfer y swydd hon. Rydym yn croesawu ceisiadau yn Gymraeg a Saesneg, ac ni fydd ffurflenni cais a dderbynnir yn y naill iaith neu’r llall yn cael eu trin yn llai ffafriol na’i gilydd.

Am drafodaeth anffurfiol am y rôl, cysylltwch â Samantha Mearns, Arweinydd Tîm Gwybodaeth Cwsmeriaid, ar 01492 575138 neu [email protected].

Am y rôl

Darparu gwasanaeth blaen y tŷ cynhwysfawr ac effeithlon, gan fod yn bwynt cyswllt cyntaf i breswylwyr ac ymwelwyr i sy’n ceisio mynediad i wasanaethau’r cyngor dros y ffôn, neu wyneb yn wyneb ym mhrif swyddfa’r Cyngor yng Nghoed Pella, yn ogystal â gweithio o bell a thrwy ddulliau digidol.

Bod yn aelod o dîm amlfedrus o gynorthwywyr i adnabod anghenion cwsmeriaid a darparu gwasanaeth gwybodaeth o’r radd flaenaf mewn ymateb i ymholiadau i’r Cyngor, a sicrhau y cynigir gofal rhagorol i gwsmeriaid wrth ddarparu’r gwasanaeth.

Prif Ddyletswyddau

• Bod yn bwynt cyswllt cyntaf i bawb sy’n ymweld â phrif swyddfa’r Cyngor yng Nghoed Pella. Cyfarch pob ymwelydd neu gontractwr a dilyn y gweithdrefnau mewngofnodi priodol, boed ar bapur neu’n electronig, gan gynnwys darparu bathodynnau ymwelwyr pan fo’r angen. Rhoi gwybod i’r gwasanaeth / trefnydd cyfarfod perthnasol fod yr ymwelydd wedi cyrraedd
• Ymdrin â symiau mawr o ymholiadau wyneb yn wyneb a galwadau ffôn ar gyfer gwasanaethau CBSC
• Gwneud penderfyniadau’n ddyddiol i hysbysu cwsmeriaid am y gefnogaeth a’r help sydd ar gael gan y cyngor, gan weithio o fewn canllawiau penodol a baratowyd gan wasanaethau unigol megis Canolbwynt Gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod yr adnoddau hyn yn ddiweddar, gan olygu a diweddaru pan fo’r angen
• Rheoli ymholiadau’n effeithiol ac yn sensitif gan ddarparu gwasanaeth gwybodaeth a chymorth cynhwysfawr i alluogi datrysiad i ymholiad ar bwynt cyswllt cyntaf, naill ai wyneb yn wyneb, dros y ffôn, neu o bell. Annog cwsmeriaid i ddefnyddio ystod eang o wasanaethau gan ddarparu cefnogaeth gyda chyfrifiaduron hunan-wasanaeth pan fo’r angen
• Cynorthwyo gyda thasgau iechyd a diogelwch yn ôl y gofyn, a chynnal a chadw derbynfeydd mewn cyflwr rhagorol, gan sicrhau bod unrhyw gyhoeddiadau a arddangosir yn briodol, bod digon ohonynt a’u bod yn gyfoes, a rhannu unrhyw bryderon yn brydlon
• Cynnal a hyrwyddo delwedd gadarnhaol o’r awdurdod gyda phob cyswllt
• Sicrhau y caiff nwyddau a ddanfonir i’r dderbynfa eu gwirio a’u cofnodi, a rhoi gwybod i Ystafell y Post neu’r gwasanaeth perthnasol eu bod wedi cyrraedd
• Hysbysu’r gwasanaeth Rheoli Cyfleusterau o unrhyw faterion cynnal a chadw neu bryderon ynghylch diogelwch yn y Dderbynfa a mannau cyhoeddus eraill yn yr adeilad
• Darparu cymorth i wasanaethau yn unol â Chytundebau Lefel Gwasanaeth
• Diweddaru systemau TG priodol er mwyn cofnodi a chadw cofnod electronig o fanylion cwsmer a’u ceisiadau am wasanaeth pan fo’n briodol, a chyfeirio unrhyw ymholiadau i swyddogion perthnasol, gan gynnwys swyddogion dyletswydd Tai a Rheoleiddio, a gweithwyr cymdeithasol. Sicrhau bod cyfrinachedd yn cael ei gynnal bob amser
• Sicrhau cydymffurfiaeth gyda Diogelu Data a rhwymedigaethau cyfreithiol eraill, a chadw cyfrinachedd y wybodaeth a gedwir yn benodol
• Cynorthwyo tîm y Bathodyn Glas drwy ymateb i ymholiadau wyneb yn wyneb a dros y ffôn, gan gynorthwyo ymgeiswyr a deiliaid Bathodyn Glas cyfredol a phrosesu taliadau fel y bo’r angen
• Ymgymryd ag unrhyw waith gweinyddol sy’n ofynnol er mwyn sicrhau gwasanaeth da i gwsmeriaid, gan sicrhau y dilynir y gweithdrefnau canmoliaeth a chwynion yn iawn
• Gweithio fel rhan o dîm er mwyn cyflenwi a chefnogi, er mwyn sicrhau bod darpariaeth gwasanaeth yn cael ei chynnal bob amser. Addasu i heriau neu anghenion newydd cwsmeriaid a gwasanaethau
• Ymgymryd â hyfforddiant pan fo’r angen a chefnogaeth gymheiriaid a mentora ar gyfer aelodau newydd o staff
• Rheoli’r system archebu ymwelwyr a chydlynu, gyda gwasanaethau, ar gyfer gofynion archebion ystafelloedd cyhoeddus

Manylion am yr Unigolyn — Hanfodol

• Addysg gyffredinol dda gan gynnwys o leiaf 5 gradd TGAU Gradd C neu uwch (neu gymhwyster cyfwerth)
• NVQ2 mewn Gofal Cwsmeriaid neu Wasanaethau Gwybodaeth (neu gyfwerth), neu fod yn fodlon ennill y cymhwyster o fewn 18 mis o’r penodiad os nad yw wedi cael ei gyflawni
• Profiad o weithio mewn canolfan wybodaeth neu dderbynfa lle mae’r cwsmer yn ganolog
• Sgiliau TGCh rhagorol gyda rhaglenni Microsoft Office
• Medru defnyddio system teleffoni
• Medru gyflawni tasgau gweinyddol yn gymwys ac yn gywir
• Medru gweithio fel rhan o dîm, ac ar eich menter eich hun gan fod y swydd yn cynnwys gweithio heb oruchwyliaeth
• Gallu cyfathrebu gyda phobl yn effeithiol ar lefelau gwahanol gan ddefnyddio pob sianel mynediad, gan gynnwys plant a phobl ifanc
• Gallu ymdrin â sgyrsiau anodd a datrys gwrthdaro’n effeithiol
• Bydd angen i ddeiliad y swydd gyflawni’r dyletswyddau yn unol â’r ddeddfwriaeth a pholisïau CBS Conwy
• Gallu blaenoriaethu amser a gofynion y cwsmeriaid
• Gallu cymryd cyfrifoldeb am dderbyn arian am Fathodynnau Glas newydd neu sefydliadol
• Mae gallu cyfathrebu yn Saesneg yn hanfodol
• Mae gallu cyfathrebu yn Gymraeg ar lefel 3 ar gyfer siarad yn hanfodol
• Brwdfrydedd cyffredinol, ymroddiad ac egni, gyda dull hyblyg ac addasadwy ar gyfer materion gwaith a newidiadau o fewn fframwaith o wella ansawdd yn barhaus
• Sgiliau rhagorol wrth gyfathrebu, gwrando a gweithio mewn tîm, a’r gallu i uniaethu’n effeithiol ac yn gwrtais gyda defnyddwyr gwasanaethau a chydweithwyr mewn amgylchedd prysur
• Dealltwriaeth o’r angen am empathi, natur sensitif a chyfrinachedd ac ymrwymiad i gynnal safonau gwaith uchel
• Ymddangosiad smart a thaclus gydag agwedd gwrtais, gyfeillgar a chadarnhaol
• Bod â ffordd o deithio at ddibenion gwaith ac yn fodlon bod yn hyblyg wrth weithio mewn safleoedd eraill fel y bo’r angen

Dymunol

• Gwybodaeth / dealltwriaeth o amryw wasanaethau’r Cyngor